Integritetspolicy

Inledning

I denna integritetspolicy beskrivs hur och för vilka ändamål Klara (hädanefter ”vi” och ”oss”) samlar in och använder dina personuppgifter. Vi uppmanar dig därför att noggrant läsa igenom denna Integritetspolicy.

Integritetslagstiftning

Klara behandlar alla dina personuppgifter enligt bestämmelserna i Dataskyddsförordningen (”GDPR”) som ersätter personuppgiftslagen (PuL) (1998:204) den 25 maj 2018.

Personuppgifter

Personuppgifter är sådana uppgifter som direkt eller indirekt kan användas för att identifiera dig som enskild individ.

Klara behandlar endast personuppgifter i den utsträckning det är nödvändigt för Klaras bemanningsverksamhet eller för sådana andra ändamål som framgår nedan. Detta gäller även känsliga personuppgifter (uppgifter om facktillhörighet, hälsa etcetera).

Personuppgiftsansvarig

Även om dina personuppgifter kommer att hanteras av olika bolag inom Klara-koncernen är den ytterst personuppgiftsansvarige:

Klara D AB

Fyrverkarbacken 28, 112 60 Stockholm

E-post: mailto:dataskyddsombud@ambea.se

Var vänlig notera att ovan kontaktinformation finns till för frågor angående vår hantering av personuppgifter, inte för att ta emot ansökningar.

Behandling av personuppgifter

Intresseanmälan

Vid en intresseanmälan via vår hemsida ber dig ange namn, yrkesroll, e-postadress och telefonnummer. Dessa uppgifter sparas i vår databas. Vi behandlar dessa uppgifter för att kunna kontakta dig angående rekrytering till potentiella uppdrag. Vi kan även komma att sända marknadsföring såsom nyhetsbrev till den e-postadress och det telefonnummer du angett.

Behandlingen baserar sig på ditt samtycke, och du kan när som helst dra tillbaka detta genom att kontakta oss. Dina uppgifter kommer att raderas efter 36 månader om du inte inom denna tid sökt ett uppdrag eller varit involverad i en rekryteringsprocess. Om du vill att uppgifterna ska raderas innan de 36 månaderna har gått, vänligen kontakta oss.

Denna sida är skyddad av reCAPTCHA och Googles integritetspolicy och avtalsvillkor gäller.

Söka ett uppdrag på vår hemsida

På vår hemsida har du möjlighet att ansöka utannonserade uppdrag. Vi ber dig då om namn och kontaktuppgifter, och du har möjlighet att bifoga CV, personligt brev och annan dokumentation som du tror kan vara relevant för uppdraget du söker.

De uppgifter du sänder sparas i vår databas och behandlas i syfte att utvärdera om du är lämplig för det utlysta uppdraget du sökt, men även för att leta liknande uppdrag som vi tror kan vara intressanta för dig. Detta innebär att vi kan komma att kontakta dig gällande andra uppdrag än den du specifikt sökt.

Vi sparar kommunikation vi har med dig angående rekryteringsprocessen och eventuella uppdrag så länge du finns i vår databas, för att på bästa sätt kunna erbjuda våra bemanningstjänster till dig och för att kunna följa upp eventuella önskemål och klagomål från dig.

Läs mer nedan om hur dina personuppgifter behandlas under Rekryteringsprocessen.

Att dra tillbaka samtycke

Behandlingen grundar sig på ditt samtycke, vilket du när som helst kan dra tillbaka. Om du drar tillbaka ditt samtycke till att finnas i vår databas för att rekryteras till uppdrag kommer vi inte längre att behandla dina personuppgifter i syfte att hitta ett uppdrag åt dig och du kommer inte längre att vara sökbar för våra konsultchefer i databasen. Om du varken sökt ett uppdrag eller varit involverad i en rekryteringsprocess de senaste 36 månaderna kommer dina personuppgifter att raderas. Om du sökt ett uppdrag eller varit involverad i en rekryteringsprocess de senaste 36 månaderna kommer dina personuppgifter att arkiveras i 36 månader från avslutad rekryteringsprocess och först därefter raderas, då vi har ett berättigat intresse av att kunna försvara oss vid eventuell tvist om påstådd diskriminering.

Notera! Om du endast vill dra tillbaka ditt samtycke till behandling avseende rekrytering till ett visst uppdrag, se Rekryteringsprocessen. Vid pågående eller kommande uppdrag, se När du har ett uppdrag med oss.

Inaktivitet

Om du inte sökt ett uppdrag eller varit involverad i någon rekryteringsprocess på 36 månader kommer vi att ställa en förfrågan till dig om huruvida du fortsatt vill vara sökbar i databasen. (Förfrågan sänds löpande var tolfte månad vid inaktivitet.) Om du inte ger ditt samtycke till att vara sökbar i databasen kommer dina personuppgifter behandlas på det sätt som beskrivs i stycket ovan avseende tillbakadragande av samtycke.

Rekryteringsprocessen

De uppgifter som finns om dig i vår databas kommer att användas av oss för att utvärdera om du är lämplig för visst uppdrag som du sökt eller annat uppdrag vi tror kan vara intressant för dig.

Om vi tror att du kan vara lämplig för ett uppdrag kommer vi att sända ditt CV, ditt personliga brev och en kort presentation av dig till kunden, så att kunden kan bedöma din lämplighet för uppdraget.

Vi kommer även att begära ytterligare information om dig som behövs för att utvärdera om du är lämplig för uppdraget (se lista nedan), och spara i databasen. Samtlig dokumentation sparas så länge du är i uppdrag eller registrerad via oss och kan, med ditt samtycke, komma att sändas till kunden. Om du inte samtycker till att vi inhämtar och sänder informationen om dig till kund kan det menligt inverka på dina möjligheter att få ett specifikt uppdrag. Vi inhämtar ofta följande typer av information:

• Mer utförlig information om din erfarenhet, kompetens och önskemål som insamlas vid intervju med dig.
• Vi kan begära att få kontakta de referenter du angivit. Utlåtanden från referenserna sparas i form av referenssammandrag.
• Beroende på typen av uppdrag kan vi behöva en kopia på din ID-handling, SSK legitimation, utbildningsbevis och tjänstgöringsbevis.
• För vissa uppdrag krävs ett utdrag från IVO och HoSP. Vi kommer då att begära ditt samtycke för att få göra utdrag ur IVO och HoSP.
• För vissa uppdrag krävs att du visar upp ett utdrag ur belastningsregistret, på grund av den verksamhet som kunden bedriver. Vi tar aldrig kopia på utdraget och vi gör heller inte anteckningar om vad som står i utdraget. Vi kan dock göra anteckning om att vi tagit del av innehållet, och kan komma att sända sådan anteckning till kund. I vissa fall vill kunden själv se en kopia på ditt registerutdrag. I sådana fall kommer du bli ombedd att visa upp en kopia på utdraget för kund.

Kunden blir personuppgiftsansvarig för den information kunden mottar från oss.

Behandlingen grundar sig på ditt samtycke, vilket du när som helst kan dra tillbaka. Om du väljer att dra tillbaka ditt samtycke till behandling i rekryteringssyfte avseende visst uppdrag kan du göra detta genom att meddela oss. Vi kommer då inte längre att behandla dina personuppgifter i syfte att rekrytera dig till det specifika uppdraget. Om du önskar att inte längre vara sökbar i databasen för uppdrag, se avsnittet Att dra tillbaka samtycke under Söka ledig tjänst på vår hemsida.

När du har ett uppdrag med oss

Rekrytering till nya uppdrag

Under tiden du har ett uppdrag genom oss som anställd eller som underkonsult kommer dina personuppgifter i databasen finnas tillgängliga för våra konsultchefer, som kan komma att kontakta dig angående uppdrag de tror kan vara intressanta för dig. (Läs mer ovan i avsnittet Rekryteringsprocessen.)

Skapa användarkonto i Klaras konsultportal

När du fått ett uppdrag med Klara skickas en aktiveringslänk till den e-postadress du angivit. Via denna länk kan du skapa ett användarkonto i Klaras konsultportal. Kontot kan endast hanteras av dig som skapat kontot (under förutsättning att ditt användarnamn och lösenord hålls säkert) och av de anställda på Klara som getts rättigheter att administrera användarkonton. Genom ditt konto har du möjlighet att sköta din tidrapportering, lägga upp CV och personligt brev samt andra kompetenser såsom språk, samt ändra din adress, telefonnummer och e-postadress.

Brottsregister, IVO, HoSP och andra register

Vissa kunder begär att utdrag från IVO, HoSP och belastningsregistret görs löpande (exempelvis kvartalsvis) under uppdragstiden. Vi kommer då att behöva inhämta sådana uppgifter och dela dessa med kunden (på det sätt som beskrivs under Rekryteringsprocessen) för att kunna fullgöra anställningsuppdraget med dig och avtalet med kund.

Uppgifter från kunden

Vi kan komma att motta personuppgifter gällande dig från kunden som avser din arbetade tid på uppdraget, sjukfrånvaro och annan frånvaro, klagomål och reklamationer samt annan information som rör ditt utförande av uppdraget hos kund. Dessa uppgifter kommer vi att behandla för att kunna fakturera kunden (uppgifter om din arbetade tid redovisas i fakturan), hantera reklamationer och klagomål, i bokföringssyfte och för att kunna administrera din anställning (utbetalning av lön etcetera). De rättsliga grunderna för sådan behandling är fullgörande av ditt anställningsavtal och vårt berättigade intresse av att kunna ta betalt av och hantera vårt avtal med kunden. Uppgifter som rör ditt utförande av uppdraget hos kund som vi mottar från dig eller från kund kommer att sparas tills preskriptionstiden för kund att reklamera det arbetet du utfört hos kund går ut. Den rättsliga grunden för sådant sparande är vårt berättigade intresse av att kunna försvara oss vid en eventuell tvist om tjänsteleveransen.

Övrig behandling

Vi kommer att behandla dina personuppgifter för att kunna administrera din anställning exempelvis utbetalning av lön, redovisa skatter och sociala avgifter, erlägga grupplivs- och pensionsavgifter till försäkringsbolag, upprätta listor över anställda för att följa de turordningsbestämmelser som gäller vid uppsägning och för att kunna leva upp till arbetsmiljölagstiftningen. Den rättsliga grunden för sådan behandling är dels vårt anställningsavtal med dig men även för att vi ska kunna fullgöra våra rättsliga förpliktelser.

Kommunikation från dig angående din anställning sparas under tiden du är anställd eller registrerad hos oss och 36 månader därefter, då vi har ett berättigat intresse av att kunna försvara oss i händelse av tvist om påstådd diskriminering.

Uppgifter vi har en skyldighet att spara enligt bokföringslagen eller annan lag kommer vi att spara under den period det krävs enligt nämnd lag och dela med skatteverket eller annan myndighet i den mån vi har en rättslig förpliktelse att göra det.

När ditt uppdrag tar slut

Om du varken har ett pågående eller kommande uppdrag och inte heller sök ett uppdrag eller varit involverad i någon rekryteringsprocess på 36 månader kommer vi att ställa en förfrågan till dig om huruvida du fortsatt vill vara sökbar i databasen. (Förfrågan sänds löpande var 36:e månad vid inaktivitet.) Om du ger ditt samtycke kommer dina personuppgifter att fortsatt vara sökbara i databasen och behandlas av Klara i syfte att hitta uppdrag åt dig. Om du inte ger ditt samtycke till att finnas kvar i databasen kommer dina personuppgifter upphöra att behandlas i rekryteringssyfte, du kommer inte längre vara sökbar för våra konsultchefer och de personuppgifter som inte behöver sparas för andra ändamål än rekrytering kommer att raderas (se dock nedan om 36 månaders arkivering).

Vi sparar dina uppgifter i 36 månader från det senare av upphörandet av ditt senaste uppdrag och ansökan om ett specifikt uppdrag. Den rättsliga grunden för sådant sparande är vårt berättigade intresse av att kunna försvara oss i händelse av tvist om påstådd diskriminering. Vi kan även vara tvungna att spara uppgifter för att kunna fullgöra vår skyldighet vad gäller bokföring, skattebetalning, pensionsåtaganden, utfärda arbetsgivarintyg och andra liknande skyldigheter som åvilar oss i egenskap av arbetsgivare och företag.

Mottagare av dina personuppgifter

Leverantörer

Dina personuppgifter behandlas av våra leverantörer i den mån det är nödvändigt för att vi ska kunna tillhandahålla våra bemanningstjänster och i övrigt fullgöra våra skyldigheter i egenskap av arbetsgivare och näringsidkare. Sådan behandling baserar sig på vårt berättigade intresse att kunna bedriva vår verksamhet och för att kunna fullgöra våra åtaganden som arbetsgivare åt dig. Dina personuppgifter kan behandlas av våra leverantörer av:

• Affärssystem (för bemanning, CRM och rapportering).
• Lönesystem.

Klara har personuppgiftsbiträdesavtal med samtliga av sina personuppgiftsbiträden och säkerställer att behandlingen av dina personuppgifter sker i enlighet med GDPR.

Vi kan även komma att lämna ut dina uppgifter till revisorer, redovisningskonsulter, advokater och andra rådgivare för samma ändamål som anges ovan.

Andra bolag inom Klara-koncernen

Dina personuppgifter kan komma att överföras till och behandlas av andra bolag inom Klara-koncernen då vi har ett berättigat intresse av att göra detta för att kunna administrera din anställning, tillhandahålla bemanningstjänsterna och i övrig bedriva verksamheten.

Potentiella kunder

Se Rekryteringsprocessen.

Kund du utför uppdrag hos

Se När du har ett uppdrag med oss.

Myndigheter m.m.

Se När du har ett uppdrag med oss.

Nyhetsbrev

Om du finns i vår databas på grund av att du gjort en intresseanmälan, sökt ett uppdrag eller är anställd av oss kan vi komma att sända dig nyhetsbrev och annan marknadsföring. Sådan behandling baserar sig på vårt berättigade intresse av att marknadsföra oss till dig som är registrerad eller anställd hos oss.

Du ges även möjlighet på vår hemsida att själv välja att prenumerera på vårt nyhetsbrev, även om du inte sökt eller sänt en intresseanmälan, genom att ange din e-postadress i online-formuläret på vår hemsida. Vi kommer att använda din e-postadress för att sända nyhetsbrev till dig. Sådan prenumeration baserar sig på ditt samtycke som du har rätt att dra tillbaka när du vill. Om du önskar att sluta motta nyhetsbrev, meddelar du detta via utskick du fick.

Rättning och radering av personuppgifter

Vi gör vårt bästa för att hålla dina personuppgifter korrekta och radera dessa när det inte längre finns en rättslig grund för behandling. Om du har ett konto i Klaras konsultportal har du i viss mån möjlighet att själv uppdatera dina personuppgifter. Du har dock utöver detta en generell rätt att få dina personuppgifter rättade eller raderade. För att tillvarata dessa rättigheter, vänligen kontakta oss. I vissa fall kan vi inte tillmötesgå din begäran om radering, då vi har en skyldighet enligt lag eller en annan rättslig grund att behålla vissa uppgifter. Se respektive avsnitt ovan för specifik information om radering.

Vi förbehåller oss rätten att stänga av dig från en rekryteringsprocess och/eller radera dig från vår databas om det framkommer att du har anmärkningar i utdrag från IVO eller brottsregister, om vi bedömer att du av andra skäl inte är lämplig för de uppdrag vi bemannar eller om vi anser att du av andra skäl bör stängas av från rekryteringsprocess eller tas bort från databasen.

Vi kan komma att anonymisera dina personuppgifter istället för att radera personuppgifterna. Anonymisering innebär att uppgifterna inte längre kan kopplas till dig.

Cookies

Vi använder cookies i vårt rekryteringsverktyg och på vår webbplats. Läs mer om cookies i vår cookiepolicy.

Ändringar i denna Integritetspolicy

Vänligen notera att denna Integritetspolicy kan komma ändras från tid till annan. Vi kommer att publicera sådana ändringar i på vår hemsida, och om ändringarna är väsentliga kommer vi tillhandahålla ett mer utförligt meddelande till dig som är registrerad hos oss.

Ytterligare information

Du har rätt att begära information om huruvida och i så fall vilka personuppgifter om dig vi behandlar, samt motta information om behandlingen.

Det är vår skyldighet att endast behandla personuppgifter som är korrekta, relevanta och nödvändiga med beaktande av våra legitima ändamål, och du har rätt att kontrollera att så sker. Du har rätt att en gång per år få information om vilka personuppgifter om dig som behandlas av Klara.

Du ska i sådana fall begära detta skriftligt genom att fylla i och skriva ut nedan blankett och posta den till följande adress: Dataskyddsombud, Ambea AB, Box 1565, 171 29 Solna.

Du hittar blanketten här

Du har rätt att i vissa fall begära begränsning av eller invända mot behandling av dina personuppgifter. Du har även rätt till dataportabilitet avseende vissa personuppgifter. Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett sätt som strider mot lag har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndighet.